La Semaine de la Sécurité des Patients 2024 approche. Êtes-vous prêts ?
Pour vous aider dans l’organisation de l’évènement, Elisa Queiroz, Responsable Qualité Gestion des Risques, partage quelques bons conseils pour être bien préparés.
Bonjour Elisa, pouvez-vous vous présenter ?
Bonjour, je suis Elisa Queiroz, Responsable Qualité Gestion des Risques au sein de la Direction Usagers Risque Crise et Qualité (DURCQ) du Centre Hospitalier Universitaire Henri Mondor depuis 2 ans.
Nous sommes une équipe de plusieurs ingénieurs qualité, chacun référent de Département Médico Universitaires et de thématiques différentes sur l’ensembles des sites du Groupe Hospitalier (GH).
Pouvez-vous nous en dire plus sur votre établissement ?
Le Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) fait partie de l’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP) et compose un des 6 GHU de l’APHP. Le GH se compose de 5 sites, 3 sur le département du Val-de-Marne et 2 autres sur le département de l’Essonne.
Tout est pris en charge à l’exception de l’obstétrique, la gynécologie et la pédiatrie. Nous comptons 9000 professionnels dont 6600 professionnels médicaux et paramédicaux.
Lorsque nous avons organisé la Semaine de la Sécurité des Patients en 2022, nous étions plutôt sur un pilotage par thématique, avec le déploiement de la politique qualité et la gestion des risques de l’établissement.
Nous n’avons pas pu participer à l’édition de 2023 parce qu’elle se déroulait à la même date que la visite de certification. En post certification, nous avons allégé le pilotage par thématique pour renforcer un pilotage par service, de façon à être plus tournés vers le terrain et accompagner les services tout au long de l’année.
Quelles sont les étapes de la préparation de la Semaine de la Sécurité des Patients ?
Tout d’abord, nous allons regarder combien de personnes sont disponibles au sein de l’équipe, et qui pourra être sollicité aussi bien pour l’organisation que pendant la SSP.
Il faut planifier sur quel site aller, et selon quelle organisation. Par exemple, aller une journée sur chaque site, ou diviser des équipes pour être tous les jours sur tous les sites.
Le point clé c’est la communication, il est important de dire aux agents où trouver les animations, et leur expliquer comment la semaine est organisée.
Qui participe à l’organisation ?
Au sein de l’établissement, il va y avoir les différents vigilants (identitovigilance, hémovigilance, pharmacovigilance etc.). Tous les pilotes organisent différents ateliers, soit au sein des services, soit dans un endroit défini en amont et ce sont les professionnels qui se déplacent.
L’équipe Opérationnelle d’Hygiène (EOH) organise également des ateliers. Cette année nous travaillons avec eux pour les parcours Simango.
Logiquement nous allons faire des ateliers ensemble pour gagner du temps et être plus pertinents pour les professionnels.
Comment organisez-vous les différentes animations autour du thème ?
Pour trouver des idées, nous commençons par un brainstorming en équipe, avec les référents DURCQ (Direction Usagers Risque Crise et Qualité) et les référents thématiques, et nous regardons également ce qui est fait dans les autres établissements. Nous nous appuyons sur les structures régionales qui, parfois, proposent des contenus pour la SSP. L’équipe du siège de l’APH-HP propose également des outils pour nous aider en fonction du thème.
L’idée, c’est d’intégrer les différents pilotes thématiques dans les différents services, médicaux et paramédicaux s’ils ont des idées de sensibilisation et de proposer différents ateliers.
En 2022, par exemple, nous avions le simulateur de handicap. Nous faisions une journée par site, en allant le matin dans un endroit stratégique pour rencontrer le plus de monde possible et l’après-midi dans un endroit différent, ce qui permettait aux personnes qui n’avaient pas pu se déplacer le matin de venir.
Nous nous organisions de sorte à faire un circuit avec le simulateur de handicap. Nous déplacions l’ordinateur et nous laissions le champ libre sur le choix du scénario pour être sûr qu’un maximum de participants intéressés participe, et pour que l’atelier ne dure par trop longtemps pour eux.
Est-il difficile de motiver les professionnels ?
Tout dépend des ateliers. Certains sont obligatoires, mais tous ceux proposés par le service qualité ne le sont pas, dans le but de motiver et sensibiliser les professionnels sur leur volontariat.
Ce n’est pas difficile en réalité car ils sont intéressés par la nouveauté. Même s’ils ont déjà participé à la Semaine de la Sécurité des Patients, ils savent qu’il y aura de la nouveauté. La difficulté c’est la tension RH car ils ne peuvent pas sortir de leurs services facilement. Pour certains établissements, s’ils ont la possibilité de faire les ateliers directement dans le service c’est plus facile. Pour les établissements avec un plus gros volume de professionnels il est plus difficile de passer de service en service et d’obtenir un maximum de participants.
Nous communiquons en amont pour les prévenir, notamment à l’aide de la newsletter mensuelle dans laquelle nous annonçons la semaine de la sécurité des patients et son programme. Le service communication informe également les professionnels. Nous avons recours à des supports tels que des flashs infos ou des affiches et cela va assez vite.
Etant donné que la SSP 2024 arrive plus tôt que d’habitude, auriez-vous des conseils à donner pour l’organiser ?
Le point clé, c’est la communication. Sans elle, pas de participant. Il faut reprendre les ateliers qui ont bien fonctionné les années précédentes pour gagner du temps. Pour savoir ce qui marche bien, utilisez le retour des professionnels.
Pour chaque atelier, nous mettons à disposition un QR code pour qu’ils puissent donner leur avis, et pour savoir s’ils ont envie de le retrouver sur un prochain évènement.
Avez-vous une anecdote à partager ?
J’ai une anecdote sur les formations Simango. Une année, nous avons voulu valoriser tous les ateliers avec des formations numériques et tous les professionnels devaient émarger. Mais pour 3 scénarios, il fallait 3 feuilles différentes, donc nous nous étions retrouvés avec un très gros volume de feuilles !
Heureusement, cette année nous n’aurons pas ce problème car avec le nouveau système de parcours, les professionnels pourront s’identifier directement et nous n’aurons plus qu’à imprimer les attestations et les ajouter aux passeports de formation.
Merci beaucoup Elisa pour tous vos précieux conseils ! Nous vous souhaitons une très bonne Semaine de la Sécurité des Patients !
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